第三专题
$ i) c+ n2 G8 W" ]& j/ G& u- c& \5 n" u. m! e7 \( `4 }# Q
加强办公室建设与管理9 ] p$ P! p/ G* V5 U
; X/ r/ P. E4 K, }5 P2 S- y" }! p
一、办公室人员岗位认知与基本职责7 r! Y3 k$ j2 k7 [) H* n: c9 d1 @
1 t! L7 ^4 p! S1 |) s; B6 V
二、加强办公室建设
4 ` ~% q- Y8 p z6 U+ c1 n1 o- ^5 l% e, S6 d8 H$ {- g
三、办公室办会工作基本规范
4 B- g$ i; b+ `% K+ K7 f4 u: W0 e8 d7 R: J2 o/ \
四、加强办公室的日常管理, n) V* q9 l/ X/ ~4 P h
( [- {1 L3 A% M: I- z一、办公室人员岗位认知与基本职责. I, q" M! D) S$ T: b, w. G) t6 W
, |. q9 t/ e* P6 E. L7 r- T
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。) ]: Q4 D1 \8 J F
1 k2 O; K/ k. E
联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。3 L. g" m0 w, e2 B
5 F' l8 u4 F' c" Y5 D; D& j
职能定位：
; u0 D- ~/ F0 b# \% ?
$ X. g& p2 O. u5 {. h* u( |行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。/ Z5 v- C* o1 {- P3 Q6 w5 F) n
$ ^* H2 `9 \3 H. ` b
一、办公室人员岗位认知与基本职责7 u; C. x' _2 E9 y$ t2 I
- k$ S' V- a& m: F* L3 B
（二）办公室工作内容与特点工作内容： ^( x- C U/ j+ K) r- y3 M
% E2 u S1 D }9 _
按性质分：, ~9 A6 k& e) w% w
: N/ m& G% F+ O/ B, }程序性工作；智囊性工作；临时性工作。2 C( N6 x: f/ C
- z z3 b1 z' R2 J$ K
按内容分：. Y, a& }! G( {' R# C
! j9 \0 M! j+ H0 O9 K! q$ [
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：7 l5 m$ }* O0 n
3 B5 S; V- ?, [- f
综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
* m: ?- K+ D! q2 ?+ S4 v+ D4 k
1 s2 g1 r3 s0 ^! ~+ v一、办公室人员岗位认知与基本职责（
2 x' V7 i; M/ f# ~% n5 ?" r3 j) R* ?( H: A! N4 ?
三）办公室人员角色定位6 D. N1 C$ a1 B( s
, A2 E9 x1 G+ q0 R- u3 M办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
* ?7 W! q* Y }. |4 k0 I6 w
. r7 U9 m% l l' x& ?: d# u（四）办公室工作对人员的要求
9 U) o. |1 C7 A$ u
5 D2 C% d1 _7 `! q+ W$ R2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：0 u0 F" ?1 y# a+ O
4 W, G" m* R6 }; c6 P4 s3 X+ a; _
一、要讲事业心和责任感；, L/ y8 U9 U! v: |7 r
3 y# ^. W$ i2 U二、要认真细致；! n' V6 W& Q! {: E+ P6 K0 R
9 ~. N/ M1 J# [, }6 p6 E三、要讲究程序(不要打乱仗)；( w! {7 l/ }8 Y- H: J
$ }/ g& _# i0 c2 d& U5 g1 h$ M6 K四、要讲工作效率。0 q" E6 U0 ^% z0 ~
' O; F/ f6 P; h
（四）办公室工作对人员的要求
, j- W! G7 }: b9 r5 j# l. M, l* m9 P6 G# o% k: n# A
1、思想素养& x1 ^4 e Z1 }/ B; ~# y1 N
" \7 a, |- W# Z2 h q
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
4 B2 y: G/ \3 z0 H7 U3 y
+ r* D1 \! w# \5 B. @% j政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。2 W- C+ V9 w- ^6 O
' H3 A- R1 O: I! e责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。: t$ H7 m2 g$ `8 o
! S/ c. P' [% Y; r3 t6 ~, B+ ?, m4 M踏实肯干。舍得为工作投入。
9 P$ b# K6 |* a0 v" A) n# R+ l }) {/ ]8 c ?. p& c# v
（四）办公室工作对人员的要求
6 |4 b7 e; G m& y7 r: q
$ M: V) ?( u# ^- g) m2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
$ ]/ n' X7 Z' {& n9 V6 I6 U$ w% q4 Y2 o+ i. _' x Z$ v
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
" G: z) ? G" D! {' }- c; E& K! X( I; B3 Q0 r
思维能力。善于思考问题，抓住关键。
2 y6 c2 W# C" W) R! U! X3 _4 M8 Y& p( N( j3 Z/ Y* m
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
% V- i8 a3 _- g% m! Z, D" C: G0 t) r0 O1 U5 } p* x
（四）办公室工作对人员的要求
7 u5 M1 P7 }; {& O& f4 q1 U; R9 ?- N' m3 @' m
3、心理素养
0 d/ R7 i! Q* V- q/ j* c
& ?# z$ Q4 E- V( y/ F5 z心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。9 J5 N. Q$ [; c' E
! |0 j: M+ y/ U3 V; x) k$ }( }, B注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。( m+ r; G' l8 ]; j. w$ A
9 M& x3 p2 d/ ^
调控力(控制情绪的能力)。
! q+ `. K8 l& @5 J( g* ~+ C0 k- o5 G- y& Y' ]
意志力。
) L& e1 [) k6 Y+ V% X- m- v# p% s+ [$ S! B' |" o# K
（四）办公室工作对人员的要求
2 o4 n* E. O$ u/ A/ g( `3 E, r0 @ _7 B6 t) n& c5 I* `8 u% L
4、角色意识4 V' |5 \$ {0 S& V" q+ h' S' T
- h2 u0 S, ?* W& T( i; Q6 f# G
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识3 w, L, ~( i" |4 q5 G* N0 \
) s7 A+ T3 } [+ ~- V) s1 l* P全局意识
$ s: q9 n# B, p4 N' T
! o# \5 J' G$ @1 \) S6 ]4 ]责任意识. H+ U( U& {8 {, H. I
/ r0 m+ l5 t& n/ A( R
创新意识
" p6 w+ I# b8 H* C+ h; h8 t9 s( V6 _) u" }/ D
奉献意识$ q) \: m' X: b0 g% r
% {' V" `" }" ]- P8 \' w- k/ b信息意识
0 W( l' ~7 F8 t) D! M+ I
" w4 }! a2 k; j0 x! W8 O$ u4 \, u程序意识; h+ }/ Q5 k' F* g$ C p
+ c3 B# U* f8 @3 x0 f' K7 G学习意识
0 g0 f3 M) f+ D9 c9 G% l1 C' k! x( G6 C# z5 P ~$ z/ [/ U
（五）领导对办公室人员的期待
- ^6 h9 O o k, ~# M
% ?, G5 l" l! k9 S6 P; c7 J领导测评办公室人员的20道题目
( O s# u8 j I6 D+ @
$ a. {# X' t4 q7 u" h1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?" U, C% x% A8 a
- j! M1 t) [ `' t! I2 g! }
他是否了解你的目标和意向?
9 k/ B% m# x; o/ ~. T+ k4 c% j" ~. ]; _" F' z3 ]
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
/ b/ h6 ?+ y. ~. B% t+ O3 o7 i6 F( O; U$ L( [. X, p6 t
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
8 I- {$ M0 P) q- p' R5 I7 v- E& o$ \3 m f- b9 \' ?4 b
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
/ h5 _ U, q* L/ t# S3 Z- M
- C" c# V( z* U' @" |6 W$ t8 _9 I1 w他是否很会安排时间?
- O8 a& O; l" x% ^# L
. F6 V. F# ?" J+ S. e4 c4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
( D0 X. x1 F7 s$ V6 i" S4 ~; B
- f, q- u% Q) A, l领导测评办公室人员的20道题目
6 X5 P# O `: S/ }/ F+ i
, E# v- p* G. r7 V' F% e5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?8 ]4 t* O9 t8 h+ s. f
& X" {$ N3 ]6 [
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
" z! P8 `# l/ N* \3 \3 N" L. C" w& M6 p. ^' o: ?. Y, R* o7 a" U
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
5 y* L2 M: d( b- P5 r* z- x8 n$ }4 |! B* @4 j* O% k; s ~+ ]) N
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
. M7 U C/ C! j, H D; x, [0 ~" Y6 S9 f$ B- K/ ^; l, C# v+ V
能否制订新的工作制度或工作程序?( E7 H) V. e3 Z7 d. @# ?9 g: _
. q# x0 r6 X( _4 b# r+ W" b他的工作有条理吗?2 H H7 x2 P. e
, n; X6 j+ z: h7 E' O! M7．他是一个机智的人吗?
- z" S$ V" ~' K7 n: ?( L) [) d$ {6 T
5 M1 A) g+ y' W2 T: n3 w% j# A能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?1 f. P$ ~# C+ T8 s; k* w% z
6 R+ i& E) B8 i `3 }8．他能否提高文件运转效率?, [7 r7 @& j1 b) r5 m
/ j) U, b. b& @4 f) O
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
7 X3 A6 B& i7 V& }2 G
( ~7 G$ U5 [3 A2 @+ E7 e能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
* z! [' j8 n- {4 _0 o6 _
3 A6 [8 j4 @1 l9 d0 Q# V1 B领导测评办公室人员的20道题目3 u3 p( E( M! [; E% | v2 r9 d) M- v
6 C2 i9 h! G" v% `
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
; F% [% }' H1 T: i, P, `# `. @8 d) C" ?" Y
10．他在危急关头是否沉着冷静?
4 a' V. G2 k% }- N. P3 f- z# F7 o. D# b& Z, B
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?: _6 C+ x; x( \4 R. D
) {2 C- p) d' u' l% y# I! ^7 \
11．他对你的忠诚值得信赖吗?
/ S; G: D1 ~+ e0 m5 Q( N
; z% v, ~8 V( d0 E1 L+ V0 D你能把一些机密信息资料委托给他吗?
A! ?4 K H5 ], S4 x9 v
. B+ [6 F% m V12．他是否有较广的阅读面和知识面?/ o. m* h/ s+ c: Y- y0 ?
! `3 y% r+ s4 G9 }& Y是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
" B. [; c v6 L0 ^
4 t `" U3 d; s" G7 w! J; x领导测评办公室人员的20道题目* m, |) ^% B) w4 C$ @; \
; v. p1 \2 S' J5 S, |$ c13．他是否成为本单位有价值的信息来源?- s" }* c6 V$ ~: E* e
( }1 s$ j. ^8 }
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?9 r$ Q5 j, y& [- l( [
% `+ u( Z8 G2 n
14．他是否有个人学习计划?
( I+ k+ c6 N' a4 b' d) l* p. {# x
. k! O$ [; l8 Z' q是否学习管理方面的知识或参与管理活动?; K$ V# ~1 m6 V5 a# A
% V0 j! @4 Y- B3 K+ h4 e
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
8 s8 u8 m6 g' \, q' Y+ W$ b# y9 @0 k7 F8 q, J
15．他语言表达是否清晰?" n3 s8 q Z, V+ v, B
) O5 |2 |$ r3 _6 t8 b' ]( O能否以书面或口头方式简要汇报情况?
$ C0 N( M- X9 m2 {& M& j* ~! m) p' |0 Y; m9 O/ d5 p# c- w8 K1 D3 W3 W
能否准确地传达你的指示?; Z1 ^# E( d0 V: j( f
8 r+ Z) i- `* \ V
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
7 }0 G5 w3 R5 P/ ^1 W7 _
. P+ N+ E; P* q+ |, |8 [3 @! u6 D$ ^9 r- r16．他是否按时完成每天的工作?
0 d9 Q- V' V1 k5 q
, q7 `. H' }( h' t是否根据需要自愿在休息时间加班?
}. C6 x* u% Y) k4 M# A
& C. x- \4 k4 @领导测评办公室人员的20道题目; A" W$ Y, V6 M: g5 _2 N
, C& Q) J; W4 \5 x" `5 @/ p* ~
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?/ V- }$ y# [# E* ^$ l5 G/ H
; T. n) ]( _% n- q4 U18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?' s5 M5 i6 J3 v. g4 O2 s( g" L4 }
# @* {2 ?, [ g4 t+ R! d
19．在调研工作中他是否称职?
* x0 X8 A2 |- c5 E
/ I+ k+ J# ^/ a) V5 r* A Y能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?- d) x/ E) [' i& y
* g6 p2 _5 s7 ?3 E5 _
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?3 ?. F4 f: k2 n5 ?
+ ?7 @6 j w! Q) U5 v' E) _3 |4 a5 J$ O启示……$ f# [/ ~% ~7 h! ]+ C
5 N, b* X1 `2 |8 v
二、加强办公室建设5 A. @# y' g( d
, S9 i; n) j& F. t1 w6 x
（一）办公室建设方向
w5 L. F/ `% ^9 f
Q6 {, K( `3 n/ x- r, a1、不断优化硬件和工作环境. S) j7 P' G* T& B6 M- Z3 |' S) }8 A
$ V6 c2 A8 N6 _% t1 ^% Z" ^( h2、积极推进建章立制工作+ U6 b' L. P- L' [3 W
* S2 m | a: ^- Y3、努力营造和谐人文氛围
. g' d4 a" i* d, u& D( e$ {8 @7 U+ [( {& H5 w, q
4、大力倡导团队精神
% R7 L" ]3 s% m1 b) e! Z8 X) o
8 a' R6 A5 u" Q$ O3 j* Z4 A* [$ t（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
: D+ ]0 q) ^) n5 c. t# k
$ b4 [$ e* u9 @' x6 G5 c7 X* v良好的礼仪形象
t8 ]3 w* f7 w4 J4 u Q3 k6 t3 Z' u4 _+ {
良好的电话形象 H$ z- ^; i& f& U! U
; V! Q1 ~3 J) l' X. W w$ h0 _
良好的文字形象* G- j, X. {0 {# f
: V/ K" d( r9 F/ o' A良好的语言形象
. P0 ^1 F$ _2 Y) q& U, \+ k8 M* v2 |1 |- x( x! f$ [% c% g. c
二、加强办公室建设! E; J$ z% w/ E- L; Z2 y5 v
" A. v) _7 C- O& z（三）人人争作办公室受欢迎的人员& w* Y# T7 S) Z1 _0 ^, D& z- e; S
" @0 |0 c9 k% Y, D+ R& q, r/ }
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；$ M) F: t% {. r/ z; _* g
7 l2 m+ z z) a8 Z
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
: m, e: G0 w1 `1 B$ _1 h* m. D5 t* `( a- M: R. ]
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；( r6 H* U8 r; ?' C. h7 h5 g( o
7 `8 q& k6 D7 g7 Z1 |
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；6 h% w" j$ H' @4 c
: n+ v3 ^2 q0 A/ L- x* f5、随时让同事知道你对他的感激； v. T# K& ]+ @/ L, n8 K
2 a5 m. Z9 T7 C8 y6、尊重个人隐私，公私之间分明；
, e& w' P$ }+ k! u2 E: o
( F+ \0 t& l @& X7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
3 [/ W4 T0 j( J! v3 ?0 d, u
7 }' N) |; ~8 c" C8、不居功自傲，有容人雅量。
, v4 K8 b5 ?+ }9 q' R! e
: s% N' C4 N# w$ H( D- v9 |) h/ c H三、办公室办会工作基本规范5 N9 l- T* p$ j) K) p& R
8 R; n; P6 {4 c& {+ e9 N（一）会议服务的基本内容会前准备工作
- l( y. t- Y. T h K$ f0 e! \. Y4 N6 R1 x! K- p) A( S9 K1 d
1、设立会议承办部门和服务机构
6 W% `+ L' R- ^6 ^# G- R
5 p9 c( q) G. ^: T9 S& E8 Q# [2、协助领导确定会议目标和议题
1 \9 N" l3 M. C% {$ m7 D- l
* Z9 g! B4 \3 ~/ a# m. |（1）确定会议目标$ @& b; u1 |' U) N: O, Z, a
! I! b# _2 ?: x. D
（2）拟订会议议题7 B$ x* q7 d+ r- X" z3 M, |
0 z$ Z {' ^3 I3、拟订会议财务预算和会议方案) {+ N/ k$ e7 a' o0 `$ H4 z, {. X
0 ?1 Z# r# X6 p% I$ U. r（1）拟订会议财务预算8 u5 \- \6 P# G$ b8 Z; Z! A0 G
$ O8 X9 d9 T2 u$ t# A* u u! j& F) }（2）拟定办会方案( z2 m4 j/ H* G5 g4 T1 h, x
$ x9 B' V# P8 ^7 _' R- K
（一）会议服务的基本内容
- [+ T+ S g* {/ \+ O4 ^- F5 o5 `' z7 r2 ]3 p( }1 h
会前准备工作
/ o7 [, S4 c+ D# i$ F7 S; M a2 r4 o8 N$ G
4、确定会议的议程、日程和程序
( L" ~: {. o9 c$ F5 {/ B6 ]. V; m" P' V5 y- v; ^ p8 t
5、分工撰写会议文件 d$ a* Z( O* c* s6 L6 `1 J
) @3 |% O0 \6 x* f/ U5 p+ a
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
* ~) Y& }% w( r9 j
7 z/ b! Z( L4 H3 d& c2 W7、会场的布置工作
. o0 g- B% f Y# @5 `# W: j+ @" w- U/ W _ n i% k
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
4 j4 G! f0 {$ j2 i$ L7 T: C" [) T7 h
主讲：姬瑞环2 m, I2 E0 J; \0 @2 r( S
|
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
