接电话的学问真不少

重要信息牢记于心

陈科长开会回来，就看见小白蔫了似的整理文件，一声不吭。陈科长心想：“这小子肯定惹什么祸了吧？”

 

看到陈科长回来，小白赶紧指着电话说：“科长，上午有电话找您！”

 

“电话呀，谁啊？找我什么事？”

 

“是……是内线……很急，可是我不知道是谁打来的，这可怎么办啊？”小白愁得哭丧着脸。

 

原来，上午秘书科的人都去开会了，留下小白值班。突然，一阵急促的电话铃声响起，小白心说不好，是内线！赶忙丢下手头的文件一个箭步冲到了陈科长办公桌前。

 

秘书科工作用的电话有好几部，只有这部内线最特殊，一般只有重要部门和领导同志才配备。平时内线一般都由陈科长接听，可恰巧这会儿陈科长不在办公室。

 

“您……您好！这里是秘书科！”小白第一次接内线，忐忑不安，不知道会是哪里打来的。

 

“小陈啊，你们局上周出的报表今天给我寄一份来。”

 

“好的，一会儿就寄！”小白知道电话里说的报表是什么，恰好又有富余，请示下即可，就立即表了态，对方说了声“好的”就挂了电话。

 

突然，小白想起电话那头并没说他是谁，更糟的是内线电话还没有来电显示！小白瞬间觉得完了，这次失误大了。

 

到底“姜是老的辣”，陈科长把文件夹放下，玩起了推理：既然能直接喊出“小陈”，说明对秘书科有所了解，却没听出来不是小陈的声音，说明不常联系；点名要局里的报表，说明对局里的业务十分熟悉，又知道是上周出的，说明信息渠道很准……这样，范围越来越小了。

 

“他是怎么问的？你再详细一点。”

 

“对了，他有一点口音，说‘小cén’而不是‘小chén’。”小白一拍脑门想起来一个细节。

 

“哈哈，知道了。一定是王秘书！每次他都喊我‘小cén’，我这就给他回个电话。”果然，是一位老部长的王秘书。小白迅速装好信封把报表寄了出去。

 

中午轮到小白值班，陈科长在整理上午开会的材料。到了1点30分，电话突然响了，陈科长和小白同时瞥了眼来电显示——一串手机号码。

 

小白嘴里嘀咕着：“呀，是张局长的号码。”便迅速接了起来。

 

“张局长您好……好的，请您稍等，我们马上联系。”

 

小白探身看了眼墙上记事的白板，只见上面写着：下午1点40分，张局长到某部参加会议，名单和车牌号已报。

 

“张局长被拦在大门外了，我得赶紧联系一下。”只见他迅速翻开桌面上的文件夹，查看会议通知，按照对方的电话拨过去。对方答复小白，统计名单是另一个同事负责，不过那位同事有紧急任务出差了……小白讲明了情况，请他帮忙再联系一下保卫部门。等这一番电话结束，时间过去了三分钟。

 

陈科长放下手里的材料，乐呵呵地看着小白：“小白你行啊，居然看眼手机号码就知道是谁，处理得不错嘛！”

 

“张局长的手机尾号是‘3266’，比较好记。哎呀，科长，张局长不会迟到了吧？可是我又不敢直接给他打电话问。”小白转过身寻求陈科长的建议。

 

“来，剩下的活儿交给我。”陈科长说着就打通了交通科的值班电话，问了送张局长参会的驾驶员的手机号，很快联系上了驾驶员，得到的答复是：张局长已在会议开始前顺利进入会场。

 

小白终于长舒了一口气：接值班电话真不是件容易的事。晚上，小白在笔记本上记下了“备忘”：

身为值班员，需要熟悉全天的安排，无论哪一项出了问题，都要确保迅速协调解决。对常联系的领导和部门，需熟记他们的联系方式，看一眼就知道是哪里打来的、对方是谁，这样对方为什么打电话来也能立马猜上个八九不离十。心中有数，也更节省办理时间。

 

 

接电话的学问真不少

 

周四下午，小蔡接到王主任交办的任务，起草一份市委办保密工作总结。下周省保密局要来市委办检查保密工作，这是大事，小蔡不敢怠慢，当天晚上就开始动笔，周五又在办公室全神贯注地码了一天字。眼看快到下班时间，总结即将大功告成。

 

小蔡通红的双眼紧盯着屏幕，手在键盘上飞快地敲击着。这时，办公室的电话不知趣地响了起来。小蔡瞄了一眼墙上的挂钟，指针指向5点30分，他拿起电话，心中颇有些不耐烦，下班了还打电话，讲不讲工作规律和节奏？

 

电话那头传来一个语速快且较生硬的声音：“喂，通知一个会。”小蔡的脸不禁拉长了：“你哪里啊？也不说清楚就通知。”对方也意识到了自己的疏忽，赶忙自报家门。原来是省水利厅的同志，下周一上午临时召开一个防汛部署会，焦书记分管相关工作，这个电话就是通知焦书记参会的。

 

小蔡一听是上级单位，口气缓和了不少，心不在焉地听着对方报出会议时间和地点，一边在脑子里盘旋的还是手头的稿子，标题到底提炼个啥好呢……

 

周一，焦书记一大早就出发去省城开会了。小蔡终于有时间静下心读读报，做一做报摘，充实一下写作资料库。突然，桌上的手机急促地响起来。小蔡低头一看，是焦书记的手机号。焦书记不是应该马上开会了吗？怎么还有时间给我打电话？小蔡有些纳闷，忙不迭地把电话接起来。

 

电话那头，焦书记十分严厉：“小蔡！你不是告诉我9点在水利厅报告厅开会吗？为什么来了以后一个人都没有？”小蔡脑子里一片空白：不会呀，周五下午通知的就是周一早上9点在水利厅报告厅开会，我听得明明白白啊！

 

 

小蔡连忙翻找上周五的电话记录本，翻来翻去，发现自己压根没作记录，只能手忙脚乱地打电话到水利厅办公室。还好接电话的同志知道今天有防汛部署会，还告诉小蔡会议地址在离水利厅大概三公里的水利宾馆报告厅，会务组在宾馆大厅设有报到处，直接去即可。

 

原来是自己记错了会议地点，小蔡硬着头皮给焦书记回电话，只听到电话那头的焦书记吩咐司机赶快去水利宾馆就挂了电话。

 

小蔡这才开始努力回忆上周五接电话的情形：当时自己心不在焉，所以根本没有在本上作记录，听到水利厅就想当然地以为是在水利厅报告厅，没想到还有个水利宾馆报告厅！

 

下午，焦书记从省里开会回来了，小蔡第一时间赶去作检讨。焦书记说：“小蔡啊，你对人家的会议通知记得不清楚，但人家对你倒是印象深刻，负责会务的同志还跟我开玩笑说，你接电话时语气挺冲，吓得他们都不敢多说话了。”小蔡不好意思地说：“他开始也没说是哪个单位的，我态度确实不够好。”

 

焦书记点点头：“他们确实做的有不到位的地方。即使是上级单位，打电话时也应该自报家门。但是我们接电话也不能看人下菜碟啊，无论是接领导的电话、上级单位的电话还是同事的电话、群众的电话，都得礼貌、热情。小蔡啊，打电话虽然是隔空交流，但对方其实能够看到你的表情，你是满脸笑容的，还是不耐烦的，别人一下就能听出来。接电话事小，但其中体现的工作态度和素养事大。你说是不是？”

 

小蔡认真想了想，若有所思地说：“焦书记，您说得对，以后打电话，我得让对方‘听’到热情的笑容。我向您检讨，这次搞错会议地点，也是我接电话时注意力不集中造成的，下次一定注意。”

 

焦书记接着说：“做办公室工作，记是基本功，脑袋不一定靠得住。只要是接电话，对方一开讲，你就要马上记。而且，对于电话通知中比较重大的事项，比如会议，你还要跟人家二次核实会议的时间、地点等要素，必要时还要整理书面来电记录，便于领导传阅和批示。其实，今天的会有好几个地市的人像我一样跑错了，这个小插曲也给我们提个醒，电话通知有时确实不如书面通知更清晰牢靠。” 

 

小蔡听了心服口服，回来后不禁写了一段心得：

接电话的学问可真不少，稍有松懈，就会捅娄子。今后接电话，涉及会议通知时，一定得问清楚，什么时间在哪里开会，有啥特别要求，不够清楚的及时跟对方确认，别怕啰唆。慎之又慎、讲究礼节，才可能接好电话。

  来源：秘书工作  作者： 杨涿、李珣

4 K) k" y$ l% b. A$ H3 d & g) b5 G5 y" a" ~9 h8 L% {9 R 3 j8 W3 s$ h, b' Z - x( n+ P! a4 `' |4 F5 G* L 3 i" p h8 `* }( } 5 I* I% F3 c' E$ X( a% x0 O 3 j; Q2 z9 ]0 u+ N5 X4 t, i, h4 ~5 Q * m9 s3 |8 {# A. W2 b $ V. D6 B7 V1 e1 K" C 8 B9 r5 ^% i+ e) S9 V; k , s6 Z8 @7 a( ]' E# n0 Z f4 E; _) s" l6 B# }3 K' H- J1 q & q l7 p; M; U `% D; N 6 u3 X/ N' B1 K1 r0 q 1 Y/ _* ?- y6 C% I) a* ^; A3 |4 _: ? . {, F/ {$ g/ |6 e- }4 n, ^ - Y% X: f3 O9 n' o 3 @+ y! [9 N, w3 G9 l ; b0 Z6 q: g+ S9 M- F E " x' A9 _* I5 L% W9 d ! x# {! W R# b) J+ _6 |3 q b5 G# f+ E0 @ k; [& M 1 ]+ L. L7 @3 y4 V " o6 I# G; T* r) F% { 0 _5 d5 N( W* Y# I' y) u$ s 0 P. w5 S* n5 H. z# _ 5 U) F; X3 G9 A! F. n ( T& F8 r! d8 L 1 h! W+ N; o- d( ]7 V" i7 c 2 A' e* ~' u0 O( @2 l q% a# }; u; x7 Z; [* ] $ K: }: N( Z: g! A1 o! G # W! s- M2 ^& l( Z, C& S& d, { ' m0 U; J# _1 ~4 G3 R / S; z8 Q6 G+ _- k) J7 n- W 2 b2 `0 o; k, D0 h$ c+ \! m8 N ! }: \) R! k' s$ I + ^8 Q* f& r- f% n3 u % x* A5 e7 r* ` 1 z% T" v1 n* D/ e 1 I$ {( X9 `$ O 4 D7 z# ]; I4 k3 S0 y# S ! ^2 [0 {* h) v P! k2 `0 v, J+ M o7 q, ? : M: P' k- `/ u5 c; r! \ ' t" |$ F" Z4 _5 Z# P3 g) O ; P* r1 t6 g J( e6 C * ?+ q; z% ~# t, D f / \9 ~. D7 H# K) m9 T1 Z1 }. p: V - M6 v7 M. ^+ n) T$ y- n- a6 j ' `' u/ o- N ~% I+ {& ?8 V + Z% Q8 L4 W9 l$ {( v1 ^ 1 Q3 w' h' D G; c0 a3 [ ! T) D/ C) \+ Z2 k2 y : i. [' h) S9 X 5 i$ Z' ~, y5 m9 ]6 ^5 o ' _& ^# ^' {/ R4 a1 K; d* F " R, D3 q, u0 `2 [1 g6 L " k# F6 y+ i5 G" O4 L ! L* ?6 ~- f- b/ S s9 M0 N 8 W9 T: y) d% m9 h9 J; z " J) P# @5 y8 D & e o+ {, y6 t 3 w0 ~( W/ `! [+ q+ y / |! J$ `) r% N2 y# Y% {& y5 g / J3 M2 X3 M/ i I9 v5 n( F 9 p+ ~9 X: d. Z: i7 T/ A $ C/ M* O6 |+ H" l( \: u$ w ; Q( q. G! C! v1 p 8 X1 k/ B& @! C: ^* w: @! O S - y( r4 c$ g' X- x . [0 k' H. f5 j ^* f3 J W C5 S& S: m+ F4 g: o ' @' k( G0 C5 U8 b# Q' S" w 7 X9 I ^% c7 \ ; f4 r5 z1 b; E4 E- p! P3 G# M; { - x6 ?& C# X, a- q: |$ w/ o6 g1 x & n3 o0 s! k/ e" F- M * M/ p0 k; ^3 ^6 l # n4 l8 B1 N) y0 s: d 6 I& d6 U- {$ U; A/ Z" m+ ~; r" Z- m/ Q . p3 ~: e" J" T( ~, N# w& j% w 3 o9 z# O' v# Z& [" E' d5 [9 n- h

 

接电话要热情，记清会议时间、地点及特别要求